强将手下无弱兵,优秀的企业领导必须配备有优秀的秘书。而如何才能做好企业经理的秘书工作，也是秘书及秘书部门的一个需要认真探讨的问题。
近年来，秘书理论不断发展深入，涌现了诸多不同角度、不同深度的观点与见解。笔者通过一年多来对本企业的认识与对自身工作的理解，对秘书及秘书工作谈一些粗浅的看法，即新时期的秘书及秘书部门如何认识和对待协调、修养、文“武”双全、职业道德等一系列问题以用来指导实际业务工作。
秘书有多种涵义，而我们通常所说的秘书，是指人，指的是秘书人员。《辞海》中把它解释为职务名称之一，是领导的助手。也有的学者把它定义为一种工作职位，如袁维国认为“秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位”。在这里，本文暂且把秘书当作秘书人员和秘书职务来展开对“如何做好企业经理秘书工作”的论述。
一、企业秘书及秘书部门必须意识到自身工作的重要性
秘书是一个复杂广泛的群体。从国内到国外，从军队到地方从党政机关到工矿企业，从国营单位到个体户，到处都有秘书。而且，秘书及秘书工作在改革开放和社会主义现代化建设中起着越来越重要的作用。
作为一个企业经理的秘书，其最为重要的职能是承上启下、上传下达，也可进一步理解为关系协调、工作协调。协调就是沟通信息，通报情况，解决矛盾。企业是一个复杂的集合体，在日常工作中，往往涉及到若干不同方面、不同人员，他们的情况、利益、看问题的角度、认知水平都会有差异，有差异就会有分歧，有分歧就会有矛盾。因而需要进行科学的协调，统一人们的认识，进而解决各种矛盾。协调的过程也就是解决矛盾的过程。作为秘书人员特别是新时期的秘书人员，要能做好协调工作，解决好各种矛盾分歧，使组织管理合理化，组织系统正常运转，组织绩效显著；做到目标统一、步调一致、综合平衡、协调发展。
一般说来，协调本是领导的重要职责，但在实际工作当中，任何领导者都不可能也没有必要包揽一切，而须通过其服务的秘书部门和其它部门来进行协调工作，特别是处理属于协调方面的问题。因此，秘书或秘书部门必须首先意识到协调工作是自己理所当然要承担的责任。其次，秘书工作的指导思想要求秘书工作做好“三服务”，即为领导服务，为平行的和下级的单位服务，为群众服务。秘书或秘书部门通过直接协调或授权协调各种问题、各方面关系，使信息渠道畅通，整个单位及系统上下左右和谐一致，减少推诿扯皮现象，从而提高办事效率。再次，秘书部门所处的位置决定了其工作的重要性。现代组织一般由横向的职能部门和纵向的管理层次所构成。在横向的职能部门中，秘书部门处于各职能部门的中介；在纵向的层次结构中，秘书部门又处于决策层与执行层的中介。这种中介位置，这种处于纵横管理网络交集点上的特殊地位，不仅决定了秘书部门必须具备协调职能，而且为发挥协调作用提供了有利条件。
二、企业经理的秘书必须提高自身的职业素养
职业素养指个人在思想，道德品质和行为举止等方面，经过长期锻炼和培养所达到的一定水平。秘书作为决策者和执行者之间的桥梁，往往代表某位领导去工作。虽然他们主要从事的是一些日常性的服务工作，但是作为领导的重要助手，自当必备一定的职业素养：
（一）以顶尖的个人形象塑造并维护领导的良好形象
秘书工作的特殊性往往就体现在人们通常可能会以某某领导的秘书记住他，却忽略其本人。大多数领导对自己的形象是很注重的，当然一般也会对自己秘书的形象有一定的要求。没有一个领导会希望自己的秘书是一个蓬头垢面、形象龌龊的人。另外，从某种意义上讲，秘书就是公司的商标。其在接待客人和工作中的形象及态度，就是整个公司的缩影。因此，秘书必须随时注意自己的衣着打扮、言谈举止与精神面貌。
首先，秘书的衣着打扮必须注意分寸。作为领导身边的秘书，其穿着打扮应当保持大众化，切忌标新立异，当然也不可太过随意。基本要求应该是自然清新，与自身体形、性格相称，同时由于工作环境所需要的气氛相协调。其次，秘书应当言谈得体，举止优雅。在日常生活中，由于每个人的生活条件、个人习惯、职业特点的不同，每个人都有自己独特的个人习惯。对一个秘书来说，其言谈举止对内代表领导的形象，对外代表公司的形象，因此必须适当注意。说话时应清晰明快，同时在交谈中学会倾听。日常行为应自然得体，不矫揉造作。第三，秘书要有强烈的生活激情。如果说秘书的外在形象反衬了领导的素质，那么秘书的内在形象就反映着领导的能力。因此，在工作中，秘书必须保持着一种永不衰竭的热情，这才是秘书外在形象与内在品质相统一的客观要求。通过在工作中体现出的从容不迫、事半功倍的形象，充分展现秘书较强的自我调节能力，以对生活的乐观态度，体现秘书乐观向上的感染力，也是秘书塑造良好个人形象的重要一环。
（二）以顶尖的道德素质和职业修养赢取人心
 所谓的道德素质与职业修养，是同人们的职业活动紧密联系的，具有自身职业特征的道德准则和规范。各行各业都有特殊的职业道德。鉴于秘书工作的从属性、服务性、事务性、繁琐性、艰苦性等特点，决定了秘书必须拥有较高的人格，恪守职业道德。
首先，秘书应当热爱自身工作，甘于平凡。秘书岗位十分重要，但秘书人员不处于社会活动的前沿陈地，通常默默无闻。所以，秘书必须要充分认识到自己的工作性质，轻名薄利，甘当无名英雄，只有这样才能做好本职工作。其次，秘书应当谦虚谨慎，平等待人。秘书接近领导，常常出面替领导办各种事情 ，故人们常把他们看成机关的代表，领导的代言人。他们本身待人接物的态度往往影响到单位或领导的声誉。因此，秘书必须宽厚谦和。对上固然要尊敬请教，对下切莫盛气凌人。第三，秘书应当养成严守机密的习惯。秘书经常接触和掌握机密。因此，常有人向他们打探消息，他们甚至成为敌方对手窃取资料情报的主要对象。而秘书经常与各种人打交道，出入各种大大小小场合。这就要求秘书人员随时提高警觉，加强保密观念，养成保密习惯。第四，秘书需要有坚定的立场。秘书的一切言行在大是大非的问题上，绝不能含糊，要立场坚定，因为他代表的不仅仅是他个人，还有其领导其部门。第五，秘书必须有较高的理论修养。　  作为秘书人员，要深入学习马列主义，毛泽东思想，邓小平理论，特别是用邓小平理论武装头脑和指导工作。秘书人员只有达到一定的理论修养和政治水平才能在纷繁复杂的环境中站稳立场，才能正确理解各项方针政策并把它们贯彻到各项工作实践中去。第六，秘书必须自尊自重，克己奉公。秘书的官职虽不大，但权力比较大，用权比较方便，用权的渠道和方式比较多。近年来秘书利用工作之便大肆损公肥私之类的事件不断见之于报端，就是因为他们没有真正摆正自己的位置。因此，秘书要自尊自重，不能以自己的特殊地位谋取私利，处理各种问题也不能搀杂私心，更不能擅用领导名义办各种私事，搞不正之风。在廉政建设中，秘书也要发挥重要作用，经常提醒领导，坚持原则，秉公办事。
三、企业经理的秘书必须拥有善于做好各项秘书工作的能力
作为新时期的秘书人员，要做好本职工作，必须具备文“武”双全的能力。秘书的工作性质就要求秘书不但要能说会做，能得心应手处理本职工作中所遇到的各种问题，而且要能当好领导的参谋助手，为领导提供所需求的工作信息，协调处理好本单位的内外事务。所以，作为一个企业经理的秘书，就必须具备多方面的能力。
（一）表达能力
表达能力是秘书的“看家本领”，它包括书面的表达能力和口头的表达能力两个方面。秘书人员虽然很少去演说，但却要经常“说话”。一般说来，领导的讲话精神上出自于领导，但必须形成在秘书工作之中。因此，秘书必须要能充分领悟领导的思想，并将其形成为书面语言。这主要考验的是秘书的写作能力，秘书不仅要写得好，还要写得快，要求能及时迅速的反映出领导的思维。口头表达能力主要体现在上传下达、汇报情况、接待来访等情况之下，这些时候就要求秘书讲究说话艺术，说话时要清楚明白，注意分寸。
（二）组织协调能力
秘书的组织协调作用主要是由秘书的辅助性决定的。领导的任务是制定决策并指挥其他人员统一行动已实现决策，这整个过程都离不开秘书对各种工作的组织和各种关系的协调。组织协调工作做得好，结果是一加一大于二，事半功倍；做得不好则事倍功半。秘书处在领导和其部属之间的一个枢纽位置，上下、左右、内外各种关系的沟通，虽不能说百分之百，但在很大程度上要通过秘书这个中间环节。因此，秘书必须要有超强的组织协调能力。在这项工作中，服务性、事务性、填补性为主要特点，秘书的主要工作是为领导的决策提供一个切实实行的平台，其任务是为领导决策提供方便而不是干扰甚至代替领导决策。因此，秘书的工作首先是位领导的决策提供准确、全面、有效的信息，其次要提供可行的预选方案，并将领导的决策最终形成文字，以利施行。作为秘书人员，当先有辅助领导进行决策的能力，同时也要准确地把握工作范围，巧妙的“有所为有所不为”，组织协调好日常工作，做到上通下达信息灵通。
（三）操作能力
秘书活动具有强烈的事务性特征，办实事成了秘书的一项基础性、经常性的工作。特别是现在，主要决策者主要是集中精力研究带关键性、全局性的战略问题，而把务实的一些琐碎工作都交给了秘书部门。因此，秘书的实际操作能力是一种最基本又是最重要的能力。操作能力是由多种能力综合而成的，包括理解和领会能力，分析能力，应变能力等。在日常工作中，秘书需要思维敏捷，行动干练，办事果断，全面做好办公室日常管理、通讯、接待、督察、信息、保密、印信、值班安排等各种工作。应该说，秘书工作是一种需要多种技能的综合性的职业种类。由于科学技术的飞速发展，尤其是办公自动化设备的应用，使秘书的工作方式发生了巨大变化。因此要求秘书掌握多种专业化的事务工作技能，提高对办公设备的操作能力。其操作能力主要包括：文字处理设备的运用，声像信息设备的运用和通迅网络设备的运用以及计算机的运用等。
（四）交际能力
秘书部门是沟通上下左右的枢纽部门，秘书每天都要接触各种人，与他们相处。秘书只有善于交际，才使人容易接近，也容易被人信赖，办事的成功率才高。所以秘书必须要处理好与领导、与同事、与下属之间的各种关系。秘书需要有才能，但不必有心计。坦诚待人，谦虚谨慎，便是赢得尊重与赏识的最佳途径。
（五）心理承受能力
秘书应付日常工作一般说来当不是什么难事，但是秘书还有一个任务，就是要能及时妥善的解决突发事件。因此，秘书必须要有超强的心理承受能力。在遇到紧急情况时，要处之泰然，要求做到宠辱不惊。诱惑当前，危难当头，正是秘书施展其才华的大好机会。而此时的秘书应当保持清醒的头脑，以敏捷的思维和准确地判断能力及时果断地处理好各种突发事件。
总之，最为一个企业经理的秘书或秘书部门，必须首先拥有良好的品质与较强的能力，才能在辅助领导决策、当好高参，以及处理日常事务的过程中成为领导的贴心人；才能在帮助领导协调好各种关系，把秘书的各项具体工作做好做活；才能在“有所为有所不为”的取舍之间得心应手；也才可能使秘书在今后可能从事的各个工作领域中纵横驰骋，游刃有余。（由新兴保信办公室马自力供稿）