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军队机关公文新旧格式主要差异浅析

更新时间:2022/7/18      浏览:170

  经中央军委胡锦涛主席签署命令发布的《中国人民解放军机关公文处理条例》(以下简称“新条例”),自2006年1月1日起在全军施行。1992年3月30日经中央军委批准、由中央军委办公厅印发的《中国人民解放军机关公文处理条例》(以下简称“旧条例”)同时废止。新条例根据军队机关公文处理工作的特点和规律,进一步明确了军队机关公文处理的基本原则和基本要求,简化了公文种类,调整了公文格式,规范了公文办理程序,充实了公文管理的有关规定,同时,首次配套制定并由总装备部批准发布了新条例的支持性技术文件——国家军用标准《军队机关公文格式》(以下简称“标准格式”),明确了军队机关公文格式的技术标准和要素的具体标识规则,提高了军队机关公文格式的标准化程度,增强了可操作性。比较新旧条例关于公文种类划分和公文格式的规定,在眉首、主体和版记等方面都存在一些差异。

一、眉首部分格式差异

  所谓公文眉首,是指公文首页红色反线以上的各要素。新旧格式在眉首部分的差异主要表现在以下几个方面:
  (一)关于公文份号。公文份号是公文印刷份数的顺序编号。新旧格式关于公文份号的标识问题有两点不同之处:
  1.份号位数不同。旧条例的图例显示,公文份号为6位数。标准格式则规定,份号位数根据需要确定,最少2位,最多不超过6位。
  2.结构要素不同。旧条例的图例显示,公文份号结构要素为:“份号+空格+数字”,例如,“份号000001”。标准格式对此作了修订,数字前不再标识“份号”二字,标准格式的附件显示格式为:“000001”。
  3.标识需要不同。旧条例虽然规定公文份号根据需要标识,但并未说明何时需要。新条例规定,涉密公文标识密级和份号。据此我们可以认为,无密级的公文,可以不标识份号。
  (二)关于公文密级。新旧条例对公文密级的划 分完全一致,但在标识方法上,旧条例只规定了将其标注在公文首页左上角,而标准格式则作了具体规定,要求密级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第一行,两字之间空一字;无密级的公文,不得标识其他文字。
  (三)关于发文机关标识。新旧条例对发文机关标识类别的称谓不同。旧条例中所称“标明文种的公文”和“固定格式的公文”,在新条例中分别改称为“文种标识”和“固定标识”。新旧条例对发文机关标识的办法无实质性不同,但标准格式对其字体、字号、颜色、位置以及排列要求作出了更加明确的规定。
  (四)关于发文字号。新旧条例关于固定标识公文发文字号的规定基本一致,其结构要素均由年份和序号组成,都位于发文机关下方。但是,对于文种标识公文发文字号的规定,则有较大差异:
  1.结构要素不同。旧条例附图中文种标识公文发文字号的示例为:“〔1992〕××字第××号”。标准格式规定,发文机关代字后不加“字”,序号前不加“第”,不编虚位。标准格式附件中文种标识公文发文字号示例为:“×××〔20××〕××号”。
  2.结构顺序不同。旧条例规定,文种标识公文发文字号的结构顺序为:“年份+代字+序号”,例如:“〔2005〕司作字第3号”。标准格式规定,文种标识公文发字号的结构顺序为:“代字+年份+序号”,例如:“司办〔2006〕7号”。
  3.标识位置不同。旧条例规定,文种标识公文的发文字号标注在公文首页左上方(“请示”、“报告”的发文字号位于发文机关标识下方左端)。标准格式规定,除“请示”、“报告”的发文字号位于发文机关标识下空二行,左顶格排布以外,其他公文的发文字号均位于发文机关标识下空二行居中排布。
  (五)关于签发人和已阅人。新旧条例均简要规定了上报公文应标明签发人姓名,根据需要标明已阅人姓名。标准格式对此作了详细的规定,不但考虑到签发和已阅各为一人的情况,还考虑到联合发文时签发人和已阅人分别超过两人的情况;同时,对签发人、已阅人姓名标识字体、字号、位置、排布方法等作了明确规定。
  (六)关于反线。反线是指位于某一要素之下,起分隔作用的细实线,其长度与版心宽度相同。在旧条例的图例中,固定标识的公文和请示、报告专用格式的发文机关标识下,标注反线;文种标识的公文发文机关标识下没有反线。在标准格式中,各类公文的发文机关标识下均有红色反线。

二、主体部分格式差异

  所谓公文主体,是指红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素。主体部分的新旧格式差异主要表现在以下几点:
  (一)关于正文标题。新旧条例都规定标题应准确、简要概括公文主要内容,根据需要标明发文机关名称和公文种类,并居中排布。但是,标准格式更为具体地规定了标题的字体字号为2号小标宋体,并要求标题回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
  (二)关于主送机关。新旧条例对主送机关名称标识的具体规定有所不同:
  1.名称形式不同。旧条例规定应写明主送机关的名称或同类型机关的统称,新条例则规定主送机关名称可使用全称或者规范化统称、简称。
  2.标识格式细化。旧条例只规定主送机关标识在公文标题下方。标准格式则明确规定,主送机关用3号楷体字,在标题下空一行左顶格标识,后标全角冒号。
  (三)关于正文层次序数和小标题。旧条例规定,正文的结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(二)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。标准格式也肯定了正文最多可以设4层小标题,其标识方法与旧条例一致,同时,标准格式还明确规定了各层小标题的字体:第一层用黑体,第二层用楷体,第三层和第四层用仿宋体。
  (四)关于附件。旧条例规定,附件的名称和顺序标注在正文之后,署名之前。标准格式更为具体地规定,公文有附件的,在正文末尾空一行标识附件说明,用3号仿宋体左空2字标识“附件”字样,后标全角冒号和名称,附件后不加标点符号。如有多个附件,使用阿拉伯数字编号,序号上下对齐。
  (五)关于署名和成文日期。旧条例只规定,机关署名应写明机关名称,没有说明是否可用机关简称。新条例规定,机关署名可署全称或者规范化简称。
  旧条例只规定成文日期应完整写出年、月、日。新条例则明确规定成文日期用3号仿宋体汉字标全年、月、日,“零”统一用“O”,并规定了具体标识位置。
  (六)关于印章。新旧条例对印章的规定有两点较大区别:
  1.用印位置不同。机关署名的公文,印章盖在机关名称的正中位置,上不压正文,下不压成文日期。新格式规定,单一机关制发的公文,印章上距正文一行之内或者无正文说明二行之内,下压成文日期。
  2.用印要求不同。旧条例规定,固定格式的公文和首长亲笔签署的公文,不加盖印章。新条例则规定,署名机关应当加盖印章。

三、版记部分格式差异

  版记是公文主题词以下各要素的统称。新旧格式在版记部分的差异主要表现在以下几个方面:
  (一)关于版记位置。由于旧条例对版记的标识位置没有明确规定,因此,在公文处理实践中对此往往不易把握。尤其是有附件的公文,版记应该在此之前还是在此之后,常有分歧意见。标准格式明确地将附件视为公文主体的一部分,并规定,版记一般位于公文主体下方,版记最后一行一般是公文末页的最后一行。标准格式还规定,附件一般装订于版记之前。
  (二)关于抄送机关。新旧条例关于抄送机关的外延有不同的表述。旧条例将抄送机关界定为“需要了解公文内容的上级、同级或不相隶属机关”,显然,下级不在此列。而新条例则规定,“抄送机关应当是需要知晓公文内容的其他机关”,按照新条例的规定,公文的抄送机关可以是上级机关、平级机关,也可以是下级机关,还可以是不相隶属的机关。
  (三)关于印发机关。旧条例没有说明印发机关的具体标识办法。新条例规定,印发机关一般为发文机关的下级承办单位。例如,一份公文的发文机关为某部司令部,其印发机关就应标识为承办这份公文的该司令部所属某业务部门。需要特别强调的是,在旧条例中,有同时标识印发机关和承办单位的图例。标准格式规定,公文已标明承办说明的,印发说明不再标识印发机关名称和印发日期。
  (四)关于页码。旧条例对页码标识的规定有较大的宽容度,只规定页码位于每一页图文区最下端。新条例规定了页码的格式和位置,要求在页码数字左右各印一条4号一字线,例如“—6—”。

四、其他方面的差异

  (一)关于公文特定格式。标准格式对于旧条例未明确的会议纪要,印发、转发和批转的公文,代拟稿以及印制二维条码的公文等特定格式问题作了专门规定。
  (二)关于公文种类。旧条例将军队机关公文分为12类,其中第11类为“通告”和“布告”。新条例取 消了第11类中的“布告”。调整后的军队机关公文种类为:命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、通告、会议纪要。
  (三)关于公文用纸。旧条例规定,公文纸一般用16开型,有条件的机关推荐采用国际标准A4型。新格式规定,A4型纸和16开型纸同为标准公文用纸,但将A4型纸列于16开型纸之前,视为首选用纸。武警部队《关于贯彻执行<中国人民解放军机关公文处理条例>有关问题的通知》规定:“公文用纸一般采用国际标准A4型纸”。

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